Organisation

Termine , Anträge Genehmigungen
Nach dem Mühlenlauf ist vor dem Mühlenlauf. Und so ist die erste Aktion für den nächsten Mühlenlauf, sich die Dienste des Zeitnehmers Time-Team Jung für das nächste Jahr zu sichern. Es folgt der Antrag auf Genehmigung zur Durchführung beim Fußball- und Leichtathletikverband Westfalen. Der Termin an Christi Himmelfahrt steht ja schon Jahre zuvor fest und somit auch der Termin für das Kindertraining. Etwa sechs Wochen vorher dem Mühlenlauf beantragen die Organisatoren die Durchführungsgenehmigung beim Ordnungsamt der Stadt Petershagen.

Öffentlichkeitsarbeit und Werbung
Die erste Ankündigung ist die Ausschreibung des Mühlenlaufes auf der Internetseite des TuS Freya Friedewalde. Es folgen im Januar 2.500 gedruckte Flyer (vierseitig DIN A5). Ein Teil dieser Flyer bekommen Kindergärten und Grundschulen, da sie die teilnehmenden Kinder selbst online anmelden. An dieser Stelle ist der persönliche Kontakt zu  den Erzieherinnen und Erziehern sowie Lehrerinnen und Lehrern das A und O. “Nichts geht über das persönliche Gespräch”, sagt Jürgen Krüger. Die restlichen Flyer verteilen die Mitglieder des Lauftreffs bei diversen anderen Laufveranstaltungen oder legen sie an öffentlichen Stellen in der Region aus.

Rund sechs Wochen vor Christi Himmelfahrt erscheint die Ankündigung für den nächsten Mühlenlauf auf der Internetseite von Friedewalde. Diese Ankündigung ist zugleich die Pressemitteilung, die rund vier Wochen vor dem Veranstaltungstermin an die regionalen Medien versendet werden. Auf der Facebookseite von Friedewalde legt der Sportverein eine Veranstaltung an und bewirbt sie mit 30 Euro. Der Link auf Facebook führt zur Ankündigungsseite.

Einen Tag vor Himmelfahrt gibt es im Mindener Tageblatt ein zweiseitiges Kollektiv, das sich inhaltlich aus dem Ankündigungstext und Fotos aus dem Vorjahr speist.

Anmeldung
Es gibt mehrere Möglichkeietn, sich anzumelden: online (Anmeldeformular, Email),  per Postkarte, per Fax und persönlich am Veranstaltungstag von 9 Uhr bis um 10 Uhr. Die Kinder werden von den Kindergärten und Grundschulen selbst, zentral online angemeldet. Die Kindergärten und Grundschulen bekommen am Veranstaltungstag nämlich Kästen, in denen sich mit Chips bestückte Startnummern und eine Liste befindet, welches Kind welche Startnummer hat. Dadurch entspannt sich die Lage im Anmeldraum der Friedewalder Turnhalle deutlich, weil nicht jedes Kind einzeln m it seinen Eltern seine Startunterlagen abzuholen braucht.

Vorbereitung Startnummern
Beispiel: 1.000 Startnummern sind gedruckt und geliefert. Dann sendet Time-Team ein Paket mit 1.000 elektronischen und durchnummerierten Chips (Zeitmesstransponder), die Christiane Bergner und ihre Familie an mehreren Abenden an die entsprechenden Startnummern heftet. Damit wird die Verbindung zwischen der elektronischen Zeitmessung und den Athleten hergestellt.

Zeitnahme
Die Zeitnahme erfolgt durch einen professionellen Anbieter. Beim Friedewalder Mühlenlauf ist das Time-Team Jung aus Wadersloh im Kreis Warendorf. Time-Team Jung setzt die sogenannte RFID-Technoligie ein, wo ein Chip (Zeitmesstransponder) am Fuß des Athleten befestigt wird. Im Zielbereich liegt eine Antennematte, die mit den Chips kommuniziert. Der Zeitmesstransponder ermöglicht eine vollautomatische Zeiterfassung und Auswertung. Die Ergebnislisten können bereits mit dem Zieleinlauf eines jeden Teilnehmers erstellt werden, menschliche Fehler werden vermieden.

Finanzen und Sponsoren
Der Mühlenlauf ist so konzipiert, dass er sich selbst finanziert. Gewinne werden zum größten Teil reinvestiert, der Rest wandert in die Vereinskasse. Die Erwachsenen (7 Euro) finanzieren mit ihrem Beitrag den kompletten sportlichen Teil (Kosten durch Time-Team Jung). Die Sponsoren JENZ (Startnummern, biologisch abbaubare Trinkbecher) und Laufsport Andreas (isotonische Getränke) greifen dem TuS Freya Friedewalde  unter die Arme.

Streckenposten, Verpflegungsstände
Die Einteilung der Streckenposten und den Betrieb der Verpflegungsstände (Sportplatz, Kreuzung Diekweg/Bohnhorster Weg) übernimmt der Lauftreff, den Claudia Heiden und Uwe Bergner leiten. Unterstützt werden sie von der Freiwlligen Feuerwehr, Familienangehörigen und ehrenamtlichen Helfern aus dem Dorf.

Siegerehrung
Bei der Siegerehrung gibt es immer einen Konflikt zwischen Ausführlichkeit (Altersklassenwertung) und Dauer der Siegerehrung. Als Teil der Mühlenkreisserie führt der TuS Friedewalde beim Mühlenlauf eine Altersklassen-Siegerehrung durch. Die ersten Drei jeder Altersklasse aller Läufe werden von Claudia Heiden und Uwe Bergner vorgelesen und bekommen ihre Urkunden auf der Bühne. Ohne Teil der Mühlenkreisserie gibt es eine zeitlich gestraffte Siegerehrung des Gesamteinlaufes (nur die drei Schnellsten der jeweiligen Läufe bekommen ihre Urkunden auf der Bühne überreicht). Nicht Geehrte holen sich ihre Urkunden in der Turnhalle ab oder drucken sie später online beim Time-Team Jung selbst aus. Die Gesamtschnellsten bekommen noch ein Geschenk. Für die Bambinis gibt es Medaillen.

Verbandsmeldung
Nach Abschluss des Mühlenlaufes sendet Time-Team Jung die Ergebnissliste und die DLV-Meldung der Teilnehmerzahl für den Fußball- und Leichtathletikverband Westfalen. Beide PDF-Dokumente sind im Meldeportal des FLVW hochzuladen. Damit ist der Mühlenlauf abgeschlossen.

Engagement im Hintergrund

Checkliste
Nach dem Mühlenlauf ist vor dem Mühlenlauf
Termine festlegen (nächster Mühlenlauf, Training für Kinder)
Zeitnahme bestellen
Anmeldung beim FLVW
Eintrag im Laufkalender

September
Treffen der Organisatoren (Reflexion, Verbesserungen, Anmeldung, Standbesetzung, Streckenposten, Beschilderung, Moderation, Preise, Siegerehrung. Erste Gespräche mit Sponsoren und Helfern. Organisation ärztlicher Notfalldienst.

Januar
Trinkbecher JENZ bestellen, Flyer bestellen (Vorlage produzieren, drucken, verteilen), Startnummern und Sicherheitsnadeln bestellen (Vorlage produzieren, drucken), Urkunden bestellen (Vorlage produzieren, drucken), Anmeldezettel (Vorlage erstellen, kopieren, schneiden), Urkunde im .jpg-Format an Time Team Jung

Vor den Osterferien
Schulen und Kindergärten einladen (persönliches Gespräch und Flyer übergeben)

Sechs Wochen vorher
Genehmigung Stadtverwaltung beantragen, Ankündigung online (Termin, Text, Foto, Video)

Drei Wochen vorher
Pressemitteilung (Text, Foto), Beschilderung kontrollieren, Kassen, Quittungen, Stempel beim Vorstand  bestellen, Startpistole prüfen, konkrete Einsatzplanung der Streckenposten

Einen Tag vorher
Start und Zielbereich kennzeichnen (Flatterband, Stangen), Streckenmarkierungen anbringen (Schilder und Bodenfarbe), Anmeldebereich planen und einrichten, Startnummern für Schulen/Kindergarten vorbereiten,Technik prüfen (Strom, PA-Anlagen)

Am Veranstaltungstag
Betrieb der Anmeldung, pünktliche Ausführung der Starts in Absprache mit dem Zeitnehmer, Moderation, evtl. aktuelle Berichterstattung Facebook, Ergebnisaushang, Siegerehrung

Direkt nach der Veranstaltung
Ergebnisse online, Rückbau Anmeldebereich, Verpflegungsstände und Beschilderungen, Berichte und Fotos online, Zeitnahme für nächsten Mühlenlauf engagieren

In der Woche nach der Veranstaltung
Ergebnisse und Veranstaltungsbericht zum FLVW, Rechnung Zeitnahme überweisen